KİŞİSEL VERİ GÜVENLİĞİNE İLİŞKİN İDARİ TEDBİRLER
+34
+12
Veri kayıt sistemlerinde kişisel veri güvenliğine ilişkin çeşitli riskler ortaya çıkabilmektedir. Bu risklerin önüne geçilebilmesi için gerekli zaman, kaynak ve uzmanlığın sağlanarak uygun teknik ve idari tedbirlerin alınması gerekmektedir. Bu tedbirler, her zaman yüksek maliyet gerektirmemekte olup, söz konusu tedbirlerin masrafsız ya da düşük maliyetli olarak alınması veya halihazırda sistemlerde mevcut olması da mümkündür.
Mevcut Risk ve Tehditlerin Belirlenmesi
Kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için öncelikle veri sorumlusu tarafından işlenen tüm kişisel verilerin neler olduğunun, bu verilerin korunmasına ilişkin ortaya çıkabilecek risklerin gerçekleşme olasılığının ve gerçekleşmesi durumunda yol açacağı kayıpların doğru bir şekilde belirlenerek buna uygun tedbirlerin alınması gerekmektedir.
Bu riskler belirlenirken;
- Kişisel verilerin özel nitelikli kişisel veri olup olmadığı,
- Mahiyeti gereği hangi derecede gizlilik seviyesi gerektirdiği,
- Güvenlik ihlali halinde ilgili kişi bakımından ortaya çıkabilecek zararın niteliği ve niceliği
dikkate alınmalıdır.
Bu risklerin tanımlanması ve önceliğinin belirlenmesinden sonra; söz konusu risklerin azaltılması ya da ortadan kaldırılmasına yönelik kontrol ve çözüm alternatifleri; maliyet, uygulanabilirlik ve yararlılık ilkeleri doğrultusunda değerlendirilmeli, gerekli teknik ve idari tedbirler planlanarak uygulamaya konulmalıdır.
Çalışanların Eğitilmesi ve Farkındalık Çalışmaları
Kişisel veri güvenliğini zedeleyecek saldırılar ile siber güvenliğe ilişkin, çalışanların sınırlı bilgileri olsa dahi ilk müdahaleyi yapmaları, kişisel veri güvenliğinin sağlanması konusunda büyük önem taşımaktadır.
Kişisel veri güvenliğini ihlal etmeye yönelik saldırıların yanısıra, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanması ya da paylaşılması gibi konular başlıca kişisel veri güvenliği ihlallerindendir. Bu ihlaller, kullanıcıların dikkatsizlik, dalgınlık veya tecrübesizlik gibi zayıf yönlerinin kullanılması suretiyle kötü amaçlı yazılım içeren elektronik posta ekinin açılması veya elektronik postanın yanlış alıcıya gönderilerek kişisel verilerin üçüncü kişilerin erişimine açılması şeklinde de ortaya çıkabilmektedir.
Bu nedenle çalışanların, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmaması ve paylaşılmaması gibi konular hakkında eğitim almaları, çalışanlara yönelik farkındalık çalışmaları yapılması ve güvenlik risklerinin belirlenebildiği bir ortam oluşturulması kişisel veri güvenliğinin sağlanması bakımından çok önemlidir.
Veri sorumlusu nezdinde çalışan herkesin hangi konumda çalıştığına bakılmaksızın kişisel veri güvenliğine ilişkin rol ve sorumlulukları, görev tanımlarında belirlenmeli ve çalışanların bu konudaki rol ve sorumluluğunun farkında olması sağlanmalıdır.
Ayrıca kişisel veri içeren ortamlara erişim hakkı verilirken veya bu konuda kurum kültürü oluşturulurken “Yasaklanmadıkça Her Şey Serbesttir” prensibi değil, “İzin Verilmedikçe Her Şey Yasaktır” prensibine uygun hareket edilmesine dikkat edilmelidir.
Öte yandan, çalışanların işe alınma süreçlerinin bir parçası olarak gizlilik anlaşmalarını imzalamaları istenebilir. Çalışanların güvenlik politika ve prosedürlerine uymaması durumunda, devreye girecek bir disiplin süreci de mutlaka olmalıdır.
Kişisel veri güvenliğine ilişkin politika ve prosedürlerde önemli değişikliklerin meydana gelmesi halinde; yapılacak yeni eğitimlerle bu değişikliklerin, çalışanların bilgisine sunulması ve kişisel veri güvenliğine ilişkin tehditler hakkındaki bilgilerinin güncel tutulması sağlanmalıdır.